Cette option permet de créer des commandes depuis les sélections des fichiers potentiels. Assurez-vous des autorisations définies dans l'AFO 611.
Quand cette option est sélectionnée, le système traite tous les fichiers potentiels qui ont des sélections en attente ou qui n'ont aucune sélection.
L'icône qui représente un warning dans la première colonne indique si le fournisseur est absent ou s'il y a des localisations sans sélection ou s'il y a des utilisateurs sans sélection. Les listes de localisations et utilisateurs vérifiés par le système sont définies dans l'AFO 272 - Fichiers potentiels.
«Id» : identifiant du fichier potentiel.
«Titres– aucune sélection»: nombre de titres sans sélection sur le nombre total de titres du fichier.
«Titres à traiter»: nombre de titres avec des sélections à traiter.
«Type»: type de fichier potentiel (Manuel ou Import)
«Traitement»: permet de sélectionner un fichier à traiter. Cet indicateur fonctionne avec le bouton "Traiter/Ne pas traiter". Il est paramétré est à défaut à "OUI" sauf dans les cas suivants :
1er cas: s'il n'y a aucun titre à traiter ou s'il n'existe aucun fournisseur assigné à un fichier potentiel, l'indicateur "Traitement" est automatiquement à NON. Si vous essayez de modifier cet indicateur, le message suivant s'affiche :
2ème cas: si vous essayez de modifier l'indicateur pour un fichier non lié à un fournisseur, le système affichera la liste des fournisseurs.
Une fois le fournisseur saisi, l'indicateur passe à "OUI". Le système assigne le fournisseur à tous les titres non liés à un fournisseur.
“Localisations - aucune sélection” affiche la liste des localisations (institutions/localisations) non liées à des sélections Seules les localisations définies dans l'AFO 272 - Fichiers potentiels sont affichées.
Si aucune sélection n'a été effectuée, cette zone affiche ‘*TOUS*'. S'il existe plus de 5 localisations dans la liste, seul le nombre de localisations sans sélection s'affiche. Pour voir la liste des localisations, cliquer le bouton "". Le système affichera l'écran suivant :
“Utilisateur sans sélections” montre la liste des utilisateurs qui n'ont effectué aucune sélection dans le fichier. Seuls les utilisateurs définis dans l'AFO 272 - Fichiers potentiels s'affichent.
Si aucune sélection n'a été effectuée, cette zone affiche ‘*TOUS*'. S'il existe plus de 5 utilisateurs, seul le nombre d'utilisateurs sans sélection s'affiche. Pour voir la liste des utilisateurs, cliquer le bouton . Le système affichera l'écran suivant :
L'option "" transforme les sélections en commandes réelles. Consulter section 217.5.1.
L'option "" affiche la liste des titres du fichier potentiel sélectionné à traiter :
La colonne "Total de commandes/sélections (exemplaires)" est calculée en récapitulant les exemplaires sélectionnés et commandés par tous les utilisateurs de ce titre.
L'option "" permet d'assigner ou modifier le fournisseur du fichier potentiel. Cette possibilité est liée à un paramètre défini dans l'AFO 272 – Fichiers potentiels:
L'option "" permet d'accéder aux détails d'un titre spécifique :
Toutes les fonctionnalités expliquées dans "Sélection des fichiers potentiels" (chapitre 217.4) sont valides ici.
Si vous souhaitez basculer des sélections en commandes, le système ne traitera que les sélections liées à ce titre.
La sélection de l'option permet de transformer les sélections en commandes réelles. Pour chaque fichier potentiel dont l'indicateur de traitement est à "OUI", le système détermine dans quelle base de données il faut créer des informations de commande et quels profils de fusion/dédoublonnage utiliser.
Pour chaque titre du fichier potentiel:
· la notice bibliographique est créée dans le catalogue si elle n'existe pas déjà (défini dans le fichier d'import potentiel - Base de donnée). Les dédoublonnage et fusion sont définis dans les profils d'import/export des fichiers potentiels. Dans les profils d'import/export (AFO 133), vous pouvez définir un panier pour les notices doublons et un pour les notices sans doublons. Ces paniers sont mis à jour quand les titres sont traités.
· une commande est créée pour chaque titre et une commande partielle est créée pour chaque sélection du titre.
· l'indicateur "Envoyer" est coché en fonction du fournisseur lié à la commande
· le statut de la commande est automatiquement à "Envoyé" en fonction du fournisseur
· la commande est automatiquement réceptionnée si le type de commande sélectionné est "commande à vue".
· le montant sélectionné pour le titre est soustrait du montant total de la sélection dans les budgets et est ajouté au montant engagé du (des) budget(s).
· les sélections sont marquées comme "Commandées" et le numéro de commande et la date de commande sont enregistrés dans le titre potentiel.
· le montant total sélectionné est réinitialisé à 0 dans le titre potentiel.
Notez qu'une fois la notice de sélection est passée en commande, elle pointe vers la base de données de production et non plus vers la base de données en arrière-fonds.
Une fois le bouton <> cliqué, le système affiche un compte-rendu des commandes créées :
Ces commandes sont désormais prêtes pour l'impression dans les AFOs 251/252/253 (à condition que l'indicateur « Envoyer » soit à « OUI » et que les commandes n'aient pas été envoyées automatiquement).